Modern bright business office interior detail

為什麼您需要為您的香港業務設立公司秘書?

2021香港公司祕書服務邊間好?

在香港注册公司,對於有意把業務拓展到亞洲,特別是中國大陸的投資者而言,都有十分多好處。然而要成功注册,相關法律規定就必須遵守。而其中之一就是必須委任公司秘書。

Asian businesswoman at office window
Asian businesswoman at office window

香港公司秘書的職能是什麼?

根據香港法例,在香港注册成立的公司均必須有一名香港公司秘書。

公司秘書職責及責任主要是確保公司的營運及決策合規合法,並在公司架構更改時通知有關當局相關的改變。而處理年度合規的工作及相關行政事宜也是一般公司秘書的工作。概括而言,公司秘書責任中的實務工作可覆蓋三個層面:

行政及管治(Administration and Governance) 、法律(Legal)、會計(Accounting and Finance)。

公司秘書亦會不時與律師接觸,如將較複雜之工作交予律師負責,以及查詢其專業意見。

香港公司秘書通常有以下幾項責任:

(1)參加香港公司股東大會和董事會,編寫會議記錄

(2)在香港公司董事會的訓示下,簽發通知給有權出席香港公司股東大會和香港公司董事會的所有人士;

(3)香港公司秘書有需要簽署的檔案

(4)處理香港公司股權轉讓事宜

(5)保存香港公司會議記錄、香港公司股東名冊、香港公司董事和香港公司秘書名册、抵押名册等

(6)按規定向香港公司注册處提交有關文件,例如香港公司年度報表(年審和稽核檔案),更改香港公司董事或股東的通知等。

企業需要一個公司秘書作為聯絡點。

注册公司–根據香港公司條例,沒有公司秘書是無法注册的。
作為與香港政府的單一聯絡點–公司秘書負責促進與政府的所有溝通,他/她有責任確保公司和政府始終保持同步。
為了確保公司遵守法律-政務司司長須確保業務在法律的範圍內運作。這種指導也延伸到財政和金融義務。

公司治理的資格及專業知識:

公司秘書可以是一個自然人或一個法人團體。就個人來說,該人士必須常住於香港;就法人團體來說,必須在香港有註冊地址或營業地點。而香港上市公司對公司秘書有更嚴格的規定,必須是個人而非法人團體,而且該人士必須是英國特許秘書及行政人員公會香港分會會員、律師、大律師或專業會計師,而且在學術及專業資格方面必須得到聯合交易所認可,認為其能力足以履行其職責,保持公司符合《公司條例》的規定。

公司秘書應有的特質: 

公司秘書通常具以下數點特質:

  1. 精通中文、英語
  2. 細心謹慎、有耐性,願意對文件逐字推敲斟酌
  3. 對行政及管治、法律、會計三個層面有興趣或有一定認知
  4. 資料搜集能力佳,以了解應如何處理不同個案

溝通技巧對公司秘書非常重要,公司秘書幾乎每天都要與不同的人打交道,包括政府公報、向董事會提供建議、與財務團隊合作等。固此,能有效和清晰地與所有利益相關者交換資訊的能力也是必備的。

聘請公司祕書

可見公司秘書毋庸置疑對每家公司都非常重要,不僅確保公司的營運及決策合規合法,同時亦為公司帶來多年的管理和財務專業知識。如果您在香港注册公司,希望找到一個經驗豐富的公司秘書,那麼請聯繫我們的團隊。我們將提供全方位的公司秘書服務,包括會計、簿記、企業註冊等。

Leave a Comment

Your email address will not be published.